A padronização dos processos também pode comprometer seus resultados

 

    Não é só a falta de organização e de rotinas, que afetam os resultados da empresa, a padronização das rotinas e atividades quando realizada sem a metodologia correta também pode significar problemas.

    Leia esse artigo e entenda como não cair nessa armadilha e aprenda em 6 passos a fazer a gestão estratégica dos seus processos.

Processos Engessados e Excesso de Burocracia

    Você já ouviu alguém comentar que não gosta de processos e padrões por que é muito burocrático ou por que engessa o trabalho?

    Essa falta de flexibilidade e burocracia normalmente acontece quando as rotinas são escritas/ padronizadas sem seguir uma metodologia adequada além dessas duas situações outros problemas podem surgir:

• Falta de interação entre as áreas – Sem uma metodologia entre as áreas para a organização e padronização das rotinas, pode ocorrer de processos serem padronizados em duplicidade ou ainda deixarem de ser mapeados devido a falta de comunicação entre os envolvidos.

• Excesso de controles – Essa é a principal situação quando existe a percepção dos processos ficarem engessados. Existe uma ideologia de que TUDO precisa ser controlado e são criados formulários e planilhas para atividades que não agregam valor, isso gera uma sobrecarga de trabalho que leva o colaborador muitas vezes a deixar o que é realmente importante sem ser registrado.

• Resultados não são alcançados – Sem a metodologia correta, existe um desalinhamento dentro da empresa do que é realmente importante. Sabe aquela história de que a minha dor é sempre maior que a do outro?  É exatamente assim que os processos são vistos e o meu resultado é sempre mais importante do que o do colega e não existe uma visão do coletivo, dos objetivos comuns.

• Não estabelece uma cultura de melhoria – A falta de método na padronização dos processos gera um sistema de gestão estático, ou seja, sem movimento, sem melhoria.

O que é gestão estratégica dos processos?

    Para você que deseja organizar as rotinas de trabalho, mas precisa de resultados concretos e mensuráveis seja para diminuir as perdas do seu negócio, apoiar no processo de crescimento ou profissionalizar a empresa é importante que você padronize seus processos de forma estratégica.

    A gestão estratégica dos processos consiste na criação dos padrões das rotinas de trabalhos alinhado as estratégias da empresa, ou seja, padronizar os processos que impactam nos resultados do negócio. Você para de fazer “administração de palitos”, e passa a fazer gestão com foco no resultado.

    Quais resultados? Aquele estabelecidos por você e por sua equipe de gestão no planejamento.

Como fazer a gestão estratégica dos processos?

    Para melhorar os serviços é preciso saber gerenciar, para fazer gestão é preciso medir e monitorar, medição e monitoramento com resultados consistentes só são possíveis através da definição de processos claros.

    Empresas que não possuem ferramentas eficazes e eficientes para padronizar as rotinas de trabalho, melhorar seus pontos falhos e utilizar seus pontos fortes a seu favor acabam perdendo espaço e competitividade.

    Para manter sua empresa rodando, entregando resultados e em processo de expansão e crescimento você precisa fazer gestão de forma estratégica. Para isso

1 – Tenha objetivos claros e metas bem definidas – Você precisa estabelecer claramente a regra do jogo. Sua equipe precisa saber de forma simples quais são as metas da empresa, o tempo para alcançar e qual o papel individual de cada um para que esses objetivos sejam atingidos

2 – Liste as rotinas – Crie junto com o responsável de cada setor uma lista dos processos críticos, aqueles que impactam diretamente ou indiretamente nos resultados desejados.

3 – Faça um fluxo (mapeamento) de cada um desses processos – Esse é o momento de entender onde cada rotina interage com a rotina de outro departamento, e definir as responsabilidades.

4 – Escreva o passo a passo de cada atividade (instrução de trabalho, procedimento operacional padrão). Dê preferência a palavras que definem ação, frases curtas e objetivas. Aproveite para melhorar o que é burocrático, para otimizar controles e registros aumentando assim a produtividade.

5 – Meça e monitore os processos – Acompanhe os pontos críticos e crie indicadores para os pontos que precisam de acompanhamento e melhoria constante.

6 – Crie um modelo de gestão desses processos de forma que ele seja melhorado continuamente – Promova a melhoria contínua através da elaboração de plano de ação ´para tratar o não atingimento de indicadores, de desvios de processos internos ou reclamações de clientes.

Quer saber mais sobre como aumentar a eficiência e produtividade de sua empresa? 

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